Personal Assistant (m/f/d)

Permanent employee, Full-time · München

Your mission

As a Personal Assistant at Carly, your mission is to provide support to our CEO by managing their personal secretarial and administrative tasks. Your excellent multi-tasking, communication, and organizational skills will play a vital role in optimizing time management.

Fluency in German and English languages is required.

Your responsibilities

Act as the point of contact between the CEO and internal/external stakeholders
Screen and direct phone calls and distribute correspondence
Schedule appointments, maintain an events calendar, and send reminders
Pick up deliveries and run errands as needed
Manage diary and schedule meetings and appointments
Make travel arrangements, including flight, hotel, and transportation
Conduct or prepare any research that is required
Handle requests and queries appropriately
Perform other duties as assigned

Your profile

Proven work experience in a Personal Assistant or Secretary role
Outstanding organizational and time management skills
Up-to-date with the latest office gadgets and applications
Ability to multitask and prioritize daily workload
Basic knowledge of taxes in German
Excellent verbal and written communication skills and ability to manage internal and external correspondence
Discretion and confidentiality
Fluent in German and English languages
A valid driver’s license (category B)

Why us?

An inclusive company culture with extremely motivated people
High impact and real responsibility in a successful and growing company
A strong management team with a proven track record in successful startups to learn from
Competitive compensation
An ambitious learning curve with possibilities for personal growth and professional development
No walls, no limits, no bureaucracy just unlimited potential
A friendly and international team in a brand new office in Munich with an amazing view of the Alps
To learn more about our vibrant company culture feel free to visit our Career & Culture page.

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About us

Carly is a cartech company improving car repair and maintenance for millions of car fans worldwide. We provide curated repair and maintenance knowledge and package it in a suitable format. With the help of our product, our customers receive actionable advice. They can then cover a large part of their repair and maintenance on their own, placing them back in control over their vehicles.

While we have been steadily growing and providing new services to our customers over the past years, there is still so much to do, and you can help us achieve it. So join us in our central Munich offices and help us bring joy to more car fans worldwide.

What is Carly's purpose?
Carly pairs real-time data with mechanical expertise to improve car fans' repair and maintenance experiences. Our aim is to Share Knowledge, Deliver Relevance and Provide Joy to car fans and people with car issues.

What is Carly's vision?

We want to be top of mind for car fans regarding repair and maintenance.

Be a part of our driven team and conquer the automotive world with us!

Ihre Aufgaben

Als Persönliche Assistent(in) bei Carly ist es deine Aufgabe, unseren CEO zu unterstützen, indem du persönliche Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben übernimmst. Deine ausgezeichneten Fähigkeiten im Multitasking, in der Kommunikation und Organisation spielen eine entscheidende Rolle bei der Optimierung des Zeitmanagements.

Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich.

Ihre Verantwortlichkeiten

Agiere als Ansprechpartner zwischen dem CEO und internen/externen Stakeholdern
Filtere und leite Telefonanrufe weiter und verteile die Korrespondenz
Plane Termine, halte einen Veranstaltungskalender aktuell und sende Erinnerungen
Hole Lieferungen ab und erledige Besorgungen nach Bedarf
Verwalte das Tagebuch und plane Meetings und Termine
Organisiere Reisebuchungen, einschließlich Flug, Hotel und Transport
Führe oder bereite erforderliche Recherchen vor
Bearbeite Anfragen und Fragen angemessen
Führe weitere zugewiesene Aufgaben durch

Ihr Profil

Nachgewiesene Berufserfahrung als Persönliche Assistenz oder Sekretär/in
Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement
Auf dem neuesten Stand mit den neuesten Büro-Gadgets und -Anwendungen
Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten und den täglichen Arbeitsablauf zu priorisieren
Grundkenntnisse im deutschen Steuerwesen
Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, interne und externe Korrespondenz zu verwalten
Diskretion und Vertraulichkeit
Fließend in Deutsch und Englisch
Ein Führerschein der Klasse B ist für dieses Profil erforderlich

Warum wir?

Eine inklusive Unternehmenskultur mit extrem motivierten Menschen
Hohe Auswirkungen und echte Verantwortung in einem erfolgreichen und wachsenden Unternehmen
Ein starkes Managementteam mit nachgewiesener Erfolgsbilanz in erfolgreichen Start-ups, von denen man lernen kann
Wettbewerbsfähige Vergütung
Eine ambitionierte Lernkurve mit Möglichkeiten für persönliches Wachstum und berufliche Entwicklung
Keine Wände, keine Grenzen, keine Bürokratie, nur unbegrenztes Potenzial
Ein freundliches und internationales Team in einem brandneuen Büro in München mit einem fantastischen Blick auf die Alpen
Um mehr über unsere lebendige Unternehmenskultur zu erfahren, besuchen Sie gerne unsere Seite "Karriere & Kultur"

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Über uns

Carly ist ein Cartech-Unternehmen, das die Autoreparatur und -wartung für Millionen von Autofans weltweit verbessert. Wir bieten kuratiertes Wissen über Reparaturen und Wartung und verpacken es in einem geeigneten Format. Mit Hilfe unseres Produkts erhalten unsere Kunden handlungsrelevanten Rat. Dadurch können sie einen großen Teil ihrer Reparaturen und Wartungen selbst durchführen und die Kontrolle über ihre Fahrzeuge zurückgewinnen.

Obwohl wir in den letzten Jahren stetig gewachsen sind und unseren Kunden neue Dienstleistungen angeboten haben, gibt es noch so viel zu tun, und Sie können uns dabei helfen, es zu erreichen. Schließen Sie sich uns in unseren Büros im Zentrum von München an und helfen Sie uns dabei, mehr Autofans weltweit Freude zu bereiten.

Was ist der Zweck von Carly?
Carly kombiniert Echtzeitdaten mit mechanischer Expertise, um das Reparatur- und Wartungserlebnis von Autofans zu verbessern. Unser Ziel ist es, Wissen zu teilen, Relevanz zu liefern und Freude zu bereiten - sowohl für Autofans als auch für Menschen mit Auto-Problemen.

Was ist Carly's Vision?
Wir möchten bei Autofans in Bezug auf Reparatur und Wartung die erste Anlaufstelle sein.

Seien Sie Teil unseres engagierten Teams und erobern Sie mit uns die Automobilwelt!

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